知名度ではなく、既存資産、共同作業、管理方法から比較します。
確認する項目
- 既存のOfficeファイルとマクロの有無
- メール・カレンダー・会議の使い方
- 社外共有と共同編集の頻度
- Windows・Mac・スマートフォンの構成
- 管理担当者が対応できる範囲
- 移行対象、停止可能時間、継続費
進め方
まず現状を「決定済み・未決定・確認不能」に分けます。次に業務開始を止める項目から順番を決め、担当者、期限、確認方法を記録します。製品契約や設定を先に増やすと、名義・権限・請求・復旧先がばらばらになりやすいためです。
相談時にあると確認が早い情報
設立日、業務開始日、利用者数、勤務場所、利用予定のメール・ファイル・業務ソフト、現在の契約者と管理者を分かる範囲で整理してください。秘密情報そのものは送らないでください。