共有できる状態と、消失後に戻せる状態を分けて考えます。
確認する項目
- 誤削除・上書き・暗号化被害を想定する
- 保存先とバックアップ先を分離する
- 世代数と保持期間を決める
- 復元する人と連絡先を決める
- 重要ファイルで復元試験を行う
- 退職者の個人領域を会社へ引き継ぐ
進め方
まず現状を「決定済み・未決定・確認不能」に分けます。次に業務開始を止める項目から順番を決め、担当者、期限、確認方法を記録します。製品契約や設定を先に増やすと、名義・権限・請求・復旧先がばらばらになりやすいためです。
相談時にあると確認が早い情報
設立日、業務開始日、利用者数、勤務場所、利用予定のメール・ファイル・業務ソフト、現在の契約者と管理者を分かる範囲で整理してください。秘密情報そのものは送らないでください。