区分：支援モデル事例（実在する特定企業の実績記事ではありません）
相談背景
複数の取引先とファイルをやり取りする設立直後の制作法人。
開始時の課題
メール添付と個人クラウドが混在し、最新版と所有者が分からない。
放置した場合の主なリスク
- 誤送信と公開リンクの放置
- 退職・契約終了時の引継ぎ漏れ
- 同名ファイルの増加による手戻り
支援の進め方
- 文書種別と共有相手を棚卸し
- 部門・案件・社外共有の階層を設計
- 命名・権限・アーカイブ規則を試行
想定する納品物
- フォルダ構成図
- 権限一覧
- 命名規則
- 月次点検表
完了条件
代表案件で保存・共同編集・外部共有・終了後アーカイブを一巡できた状態。
対象外・別途確認
紙文書の電子化、法定保存年限の法務判断、既存データ全件整理。
相談前に整理しておく情報
- 法人設立日と業務開始予定日
- 利用者数、拠点数、働き方
- 契約済みの機器・ドメイン・クラウド
- 社内責任者と外部委託先
