契約、利用者、管理者、更新日、解約条件を一つの一覧へ揃えます。
このガイドの使い方： 決定済み・未決定・確認不能へ分け、業務開始を止める項目から担当者と期限を決めます。
確認する項目
- 請求書とカード明細から契約を洗い出す
- 契約名義・管理者・請求先を記録する
- 利用者数と実際の利用状況を確認する
- 月額・年額・更新日・解約期限を記録する
- 重複機能と退職者ライセンスを確認する
- 追加・変更・解約の承認者を決める
判断の分岐
契約名義、管理権限、対象データ、確認方法まで自社で説明できる場合は社内実施を検討できます。いずれかが不明、既存環境を止められない、複数サービスが連動する場合は、先に調査範囲を切り分けてください。
よくある失敗
- 製品契約を先に進め、会社名義・請求先・復旧先がばらばらになる
- 設定できたことだけ確認し、退職・故障・誤削除時の戻し方を決めない
- 外部業者の管理者権限や継続費用・自動更新条件が記録に残らない
相談時にあると確認が早い情報
設立日、業務開始日、利用者数、勤務場所、利用予定のサービス、現在の契約者と管理者を分かる範囲で整理してください。パスワードや秘密鍵は送らないでください。