価格を抑えること自体は悪くありません。問題は、安さの代わりに何を会社が引き受けるのかが見えないまま決めることです。
費用は購入時だけに発生しない
契約名義の変更、データ移行、設定の再調査、退職者アカウントの回収、障害からの復旧にも時間と費用がかかります。初期費用の差より大きくなることがあります。
比べるべきは価格と運用条件
必要人数、保存量、管理権限、解約条件、復旧方法、引継ぎやすさを同じ表で比較します。無料や最安が要件を満たすなら、それを選ぶのが合理的です。
後から変えられる設計にする
最初から完璧な構成は不要です。契約とデータの所有権を会社に置き、追加や変更ができる余地を残すことが、将来の費用を抑えます。